Assemblée générale de l'association - 10 décembre 2016

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Assemblée générale de l'association - 10 décembre 2016

Message  Thrasymakhos le Mer 30 Nov 2016 - 22:29

Khairete Pantas

L'Assemblée générale d'HeG aura lieu le 10 décembre 2016 à partir de 20h30 à la salle communale de Montsecret (61800), rue de l'église.

A l'ordre du jour :
-Rapport moral et financier ;
-Renouvellement du bureau ;
-projets pour 2017 : état des lieux

Il sera également procédé au renouvellement des cotisations pour 2017. Ne pourront participer au vote que ceux qui auront renouvelé leur cotisation. Les membres qui ne pourront pas faire le déplacement sont invités à me faire parvenir la leur ou à l'envoyer à Emmanuel. Me solliciter pour les adresses par mp. Je vous recommande aussi de rester à proximité de votre téléphone afin de pouvoir prendre part au vote.

Notez enfin que, dans la mesure où le recouvrement des cotisations est  un calvaire sans fin depuis des années, ne sauront admis à participer aux manifestations 2017 que les membres à jours de leur cotisation, dans la mesure où celles-ci servent à payer l'assurance de l'asso.

J'invite tous ceux qui veulent se présenter au bureau pour l'un des trois postes (président, secrétaire, trésorier) à se manifester en répondant à ce message jusqu'au samedi 10 décembre 2016.

A ce stade sont candidats :
pour la présidence : Kévin
Pour la trésorerie : Emmanuel
Pour le secrétariat : Joffrey

Merci à tous, en espérant  vous voir nombreux.

-Thrasy-

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Re: Assemblée générale de l'association - 10 décembre 2016

Message  Pythias de Délos le Jeu 1 Déc 2016 - 22:23

Qu'on se le dise !!!

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Re: Assemblée générale de l'association - 10 décembre 2016

Message  Thrasymakhos le Mer 14 Déc 2016 - 12:16

PV : AG d’Hoplitai en Galatia 10/12/2016
Etaient présents :
Kévin –Thrasymakhos- Astic
Emmanuel – Pythias- Fourre
Joffrey – Lycosias – Hubert
Jonathan –Minos- Couanon
Grégoire –Eritias- Patell
Maxence – Deucalion – Thomas
Julien Lemoine
Baudouin Poumeau
Yoann – Trimalchion – Brehmer

Par délégation :
Tarkan Cakir
Mathis Blais

Tous à jour de cotisation

1) Rapport moral et financier

La relocalisation du siège d’HeG à la Maison des Associations de Domfront (61700) engagé en mai-juin 2016 est à présent achevée. Les nouveaux statuts ont été déposés en préfecture début décembre. Elle est la conséquence du déplacement du centre de gravité de l’association et de ses éléments moteurs en Normandie. Cependant les objectifs de l’association, tels que définis dans les statuts initiaux établis par M. Didier Froesel, restent inchangés, à savoir :
-Hoplitai en Galatia est une association de reconstitution historique focalisée sur l’antiquité grecque et couvrant la période 520-320 av. J.-C. ;
-Elle se focalise sur une démarche d’archéologie expérimentale afin de recréer à partir de sources historiques et archéologiques du matériel en usant de méthodes et de matériaux aussi proches que possibles de ceux d’origine, et cela à des fins d’expérimentations pour faire progresser la recherche archéologique et historique :
-Cette démarche est indissociable d’une démarche de promotion de la culture de la Grèce antique auprès du public le plus large possible, afin de mettre en lumière la spécificité de cette culture singulière et le lien qui l’unit indissociablement à la culture occidentale contemporaine.

L’association espère quitter cette année la zone de turbulence qu’elle avait traversée l’année dernière. Les finances de l’association n’ont pas été alimentées par les cotisations des membres et sa seule entrée d’argent a été la prestation auprès du musée de Châtillon en juillet 2016, lequel n’a plus l’allonge budgétaire nécessaire à notre retour en 2017. En outre, les dépenses engendrées par le voyage à Marathon en novembre 2015 d’une part (mêle s’il avait été budgété de longue date), par l’achat de matériel à Qualis Armae d’autre part, ont asséché les finances de l’association. Enfin, la définition l’année précédente des régimes de propriété entre l’équipement appartenant en propre à HeG et celui qui était jusqu’à présent mis gracieusement à sa disposition par M. Didier Froesel doit encore conduire cette année à des dépenses d’équipement en matériel de camp collectif.

En conséquence, ne seront plus considérés comme membres de l’association que ceux qui auront effectivement acquitté leurs cotisations d’ici le 28 février 2017. L’accès aux évènements auxquels HeG participera ou organisera à l’avenir leur sera réservé. Ces cotisations permettent de payer l’assurance du groupe, il n’est donc plus question d’ouvrir l’accès au camp à quiconque ne l’aura pas réglé.

L‘Assemblée générale décide que toute dépense engagée par l’association supérieure à 300€ devra être validée par l’assemblée générale.

2) Renouvellement du bureau

Pour le poste de président, était candidat : M. K. Astic
-M. K. Astic : 11 voix pour, 0 abstentions ou contre
Pour le poste de secrétaire, était candidat : M. J. Hubert
-M. Joffrey Hubert : 11 voix pour, 0 abstentions ou contre
Pour le poste de trésorier, était candidat : M. E. Fourre
-M. E. Fourre : 11 voix pour, 0 abstentions ou contre
Pour le poste de secrétaire-adjoint : s’est porté candidat : M. M. Thomas
-M. M. Thomas : 11 voix pour, 0 abstentions ou contre

Il est demandé à M. Didier Froesel de bien vouloir transmettre le plus rapidement à M. Emmanuel Fourre l’ensemble des relevés de compte et factures de l’association qu’il a encore en sa possession. Ceci afin de faciliter la transition tout en le déchargeant d’un rôle dont il a exprimé le souhait de se voir débarrassé l’année dernière et qui lui incombait encore de fait. A titre personnel M. Astic souhaite le remercier de s’être occupé des finances de l’association durant ces cinq dernières années.

3) Points sur les projets

-Autonomie du groupe :
A partir du début de la saison 2017, tous les membres devront être équipés avec leurs vêtements, leurs sandales, nécessaire de toilette (y compris 3 aryballes et une lampe à huile par personne), de couchage et de cuisine, armement minimal (légers). L’AG rappelle à tous que chacun doit marquer ses équipements personnels, part. la cuisine.
Equipement collectif : L’assemblée générale a budgétisé l’achat d’une toile de tente supplémentaire en A romaine pour 6 personnes afin de répondre à l’augmentation du nombre de membres actifs. Budget : 600€
Nourriture et cuisine : il est demandé au groupe que chaque membre se répartisse un élément de service de cuisine commun. L’association s’équipera de caisses plates destinées à transporter la vaisselle au point d’eau. Elle se portera acquéreuse de pots à cuire auprès d’une potière archéo afin de renforcer ses moyens de cuisine.
Weekend de groupe : il a été évoqué l’hypothèse de faire des weekends de groupe plus fréquents, éventuellement un par mois. Cela sera traité directement sur le forum.

-Reconnaissance du groupe :
L’assemblée générale propose de renforcer la présence médiatique du groupe :
*localement avec des actions auprès de la maison des associations de Domfront, du forum et de la médiathèque de Flers, des musées de Vieux-la-romaine et Jublin.
*Par la création de d’un press book avec des photos uniquement du groupe, ainsi que des coupures de presse.
*Renforcer la capacité de l’association à prendre en charge différents publics (activités pour les jeunes enfants, scénario de présentation avec saynètes et animation).

Sur ces divers projets de reconnaissance, il est proposé de créer des commissions :
-Activité et scénarii : Maxence Thomas, Yoann Brehmer, Joffrey Hubert et toute personne de bonne volonté ;
-Pressbook : Kévin Astic, Yoann Brehmer, Joffrey Hubert, Julien Lemoine, Emmanuel Fourre. Il devra être terminé pour la fin janvier.
-Sites et presse : Emmanuel Fourre

-Voyage dans le sud :
La date du voyage est à située entre le 10 et le 20 juillet. L’essence sera prise en charge par l’association à hauteur de 400€. Les membres du bureau proposeront aux musées et sites que nous voudrions visiter (à définir) de nous offrir l’entrée voire l’étape contre une prestation adaptée.
Le but ultime du voyage est de terminer par un weekend commun avec l’association Somatophylakes.

4) Questions diverses

L’usage du forum comme outil de communication essentiel est rappelé. Le forum sera d’ailleurs dorénavant accessible uniquement après présentation du nouveau membre dans la section appropriée. Une fois son message posté, l’accès à la totalité du forum lui sera ouverte.
Il est également rappelé qu’une certaine discipline doit s’imposer sur le forum compte tenu de sa façade publique (c’est également vrai de la nudité des personnages sur les sources archéologiques).

Le bureau d'HeG

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Re: Assemblée générale de l'association - 10 décembre 2016

Message  Thrasymakhos le Mer 14 Déc 2016 - 13:35

Par ailleurs je remercie tous ceux qui ont contribué à faire de ce weekend un excellent weekend très productif à tous points de vue.

Et je remercie en particulier celui qui m'a laissé un grand plat à tiramisu rectangulaire dans lequel j'ai pu servir le gâteau laissé par un deuxième après avoir dégusté en fine tranche le saucisson de sanglier gracieusement offert par un troisième en terminant par me brosser les dents avec la brosse et le dentifrice du quatrième larron, une fois achevé la vaisselle de la très belle assiette en olivier léguée par notre deuxième oublieux, décidément très généreux Very Happy

-Thrasy-

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Re: Assemblée générale de l'association - 10 décembre 2016

Message  Pythias de Délos le Mer 14 Déc 2016 - 21:58

Quelques fortunes ont commencé ainsi !
En tous les cas, c'était bien sympa de voir tout le monde se mettre au boulot pour essayer de créer par soi-même son matériel. Bravo à tous ! Ce n'était que le premier, il y en aura d'autres.

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Re: Assemblée générale de l'association - 10 décembre 2016

Message  Lykosias le Jeu 15 Déc 2016 - 18:32

Des guerres ont été déclarés pour beaucoup moins que ça Thrasymakhos ... Very Happy

Oui un week-end vraiment productif, vivement le prochain !
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Re: Assemblée générale de l'association - 10 décembre 2016

Message  Argos le Lun 19 Déc 2016 - 17:20

Je ne savais pas que Châtillon n'était pas reconduit cette année.. du coup quelles sorties sont prévues pour 2017?
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Re: Assemblée générale de l'association - 10 décembre 2016

Message  Pythias de Délos le Mar 20 Déc 2016 - 2:17

Plusieurs sorties sont prévues pendant l'année.
1 au mois d'Avril avec les somato à Olbia
2. Au mois de Mai à Sully sur Loire
3. au mois de Juin en Belgique à Historia Mundi
4. Un long périple de 10 jours dans le Sud avec certainement une halte à Chatillon à l'aller ou au retour
5. On va aller voir les sites de Jublains et de Vieux pour faire une presta là-bas
6. Des pistes sont envisagées pour aller sur Samara ou sur Marles
Le plus difficile va être les fonds pour organiser tout cela. Il certain en tous les cas, qu'il ne sera plus possible de défrayer tout le monde en totalité.
LEs dépenses vont être recentrées sur le matériel et notamment sur l'achat d'une tente type romaine pour héberger tout le monde...

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